00Cómo usar este manual
Este manual acompaña a la presentación de capacitación. La presentación explica el porqué; el manual es para el día que necesitas el cómo, rápido, con alguien esperando al otro lado del mesón.
Cómo está escrito
- Cada flujo tiene una receta numerada. Los pasos usan los nombres exactos que verás en pantalla: si acá dice Pedir aprobación, ese es el texto del botón.
- Las rutas aparecen en tipografía monoespaciada — /vehicles/reservas — y son lo que va después del dominio en la barra del navegador.
- Los folios también: Q-1, R-4, V-12.
- Cada flujo cierra con errores comunes: el síntoma primero, la solución después.
Las tres reglas que explican casi todo
1. Los documentos numerados no se editan: se anulan y se emite uno nuevo. Anular no es eliminar.
2. Emitir no es vender. Emitir crea el documento; aprobar es lo que cierra la venta.
3. Lo que no ves probablemente no es un error: es tu rol. Costo, margen y piso son invisibles para el equipo de ventas a propósito.
01El modelo de permisos: tres preguntas, no una
Cuando alguien dice “a mí no me aparece”, la respuesta está en uno de estos tres ejes. Son independientes entre sí.
Eje 1 · Rango
Dueño > Administrador > Supervisor > Vendedor. El rango manda en el escalamiento: quién puede promover y degradar personas, tocar los ajustes de la cuenta y ver la facturación.
Eje 2 · Permisos
Es la reja de verdad. Cada permiso tiene la forma recurso:acción. Un rol es un conjunto de permisos, y los roles personalizados se arman en Ajustes → Roles (/settings/roles).
Además de los permisos, cada rol define su visibilidad de registros, que decide qué cartera ve la persona:
Eje 3 · Vertical
Solo las cuentas de vertical automotive ven el producto Automotora. Esta cuenta es una de ellas; si alguna vez una pantalla de vehículos no aparece en otra cuenta, la razón es esta.
La frase que resume el sistema de precios
Un vendedor puede pedir un descuento bajo el piso; solo alguien con el permiso de Aprobaciones puede aprobarlo, y nunca su propia solicitud — lo exige el servidor, no una política interna.
02Quién hace qué
Cinco personas, más el agente de IA que atiende WhatsApp. La última columna es la importante: lo que se oculta, se oculta a propósito.
| Persona | Rango | Ve | Oculto a propósito |
|---|---|---|---|
| Dueño | owner | Todo, incluidos Roles, Facturación y la economía de la automotora. | — |
| Gerente | admin | La superficie del dueño menos los ajustes exclusivos del dueño. Normalmente con lectura de costos y con permiso de aprobar precios. | — |
| Jefe de ventas | supervisor | Consignaciones, Liquidaciones, la cola de Aprobaciones, Ranking y Margen si se lo otorgan. | — |
| Vendedor | agent | Stock, Cotizaciones, Reservas, sus Ventas, Pipelines y el botón Pedir aprobación. | Costo, margen y piso. El permiso dealership_economics:read/write no existe en el conjunto de permisos de vendedor. |
| Back-office / cobranzarol personalizado | agent+ rol propio | Créditos y los pendientes de post-venta. | — |
| Agente de IAWhatsApp | — | Como techo, lo mismo que un vendedor. | Costo y margen: un cliente nunca debe poder deducir el piso conversando con el bot. |
Por qué el vendedor no ve costos
No es una casilla que se olvidó marcar: el permiso simplemente no forma parte del rol de vendedor, y el bloqueo se aplica en el servidor, en cada lectura. Por eso la tarjeta Costos de la ficha no aparece bloqueada: no aparece. Si alguien dice “no me deja”, se revisa su rol en Ajustes → Roles; no hay un candado que abrir.
03Día 0 · configuración inicial
Tres tareas del dueño o el gerente, entre 20 y 30 minutos, antes de que alguien venda algo.
3.1 · Roles
- Entra a Ajustes → Roles /settings/roles.
- Define quién tiene lectura de la economía de la automotora (costo, margen, piso). Por defecto: dueño y gerente. Nadie más por costumbre.
- Define quién tiene aprobación de precios. Normalmente gerente y jefe de ventas.
- Define la visibilidad de registros de cada rol: si un vendedor ve toda la cartera o solo lo suyo.
El error de Día 0
Repartir dealership_economics:* y price_approval:approve por confianza en vez de por cargo. Si todos ven costos, el margen deja de ser información de gestión y pasa a ser argumento de negociación. Si todos aprueban, nadie aprueba.
3.2 · Plantillas de contratos
- Entra a /vehicles/plantillas.
- Lee de punta a punta el texto de cada contrato. Lo que imprime Vitrina es lo que ustedes escriban ahí.
- Ajusta lo que corresponda y guarda. Cada guardado crea una versión nueva e inmutable: nada se sobrescribe.
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Por eso un contrato impreso hace seis meses se sigue leyendo con la plantilla vigente ese día, aunque hoy el texto sea otro.
3.3 · Marketplaces
- Entra a Ajustes → Integraciones → Marketplaces /vehicles/marketplaces.
- Mercado Libre se conecta por OAuth: te lleva al portal, autorizas y vuelves. No se guarda usuario ni clave de nuestro lado.
- Chileautos, Yapo y Linze se conectan con las credenciales del portal.
- Por cada cuenta conectada usa los tres controles: probar, sincronizar y sincronización automática.
- Prueba todas las cuentas antes de publicar el primer auto.
04Tour general
Tres minutos por la plataforma: la barra lateral, el menú + Crear y la pantalla de Stock.
Video en preparación
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- La barra lateral cambia según tus permisos. Una entrada que falta casi siempre es el rol, no un error.
- El menú + Crear es el atajo para arrancar cualquier documento sin ir a buscar la pantalla.
- Stock es la pantalla del día: la tabla del inventario, los filtros y los indicadores de salud.
Flujo 1Crear un vehículo
Todo cuelga de la ficha: cotización, reserva, nota de venta, publicación, costos y margen apuntan a este registro. La patente ahorra quince campos y, sobre todo, los errores de tipeo que después no calzan con el portal.
Video en preparación
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Video: videos/01-crear-vehiculo.mp4
Receta
- Desde /vehicles aprieta + Nuevo vehículo.
- Elige el Tipo de vehículo: Auto, Camión, Maquinaria o Náutico. Es lo que define el campo de patente que verás en el paso siguiente.
- Escribe la Patente y aprieta Autocompletar. Si resuelve, se llenan marca, modelo, año, versión, VIN, combustible, transmisión y puertas, y aparece el aviso “Datos completados desde la patente”.
- Recorre las siete secciones en orden: Identificación → Especificaciones → Estado y ubicación → Documentación → Equipamiento → Fotos → Descripción. Ninguna sección bloquea a la siguiente.
- Revisa los marcadores de visibilidad de los campos que te importan: público solo portales interno.
- Pon candado en los campos que escribiste tú y no quieres que la sincronización pise — típicamente la descripción.
- Guarda. La ficha ya existe y se puede cotizar, reservar o publicar.
Los tres marcadores, en una línea
Público: sale en la ficha compartible y en los portales. Solo portales: viaja al aviso pero no a la ficha que le mandas al cliente. Interno: no sale a ninguna parte — es donde van las notas para el taller.
Errores comunes
- “La patente no resolvió — completa manualmente”.
- No es un error y no bloquea nada. Escribe los datos a mano y sigue. Ocurre con vehículos antiguos, importados o con patente recién asignada.
- La descripción que escribí se cambió sola después de sincronizar con el portal.
- Faltó el candado. Un campo con candado queda protegido de la sincronización. Vuelve a escribirla y ponle el candado.
- Una nota interna terminó publicada en el aviso.
- El campo estaba marcado como público o solo-portales. Cámbialo a interno y vuelve a sincronizar.
- Perdí lo que estaba escribiendo al cambiar de computador.
- El borrador se autoguarda en el navegador, no en el servidor. Sobrevive a cerrar la pestaña, no a cambiar de máquina. Si vas a interrumpir el trabajo, guarda la ficha aunque esté incompleta.
- Alguien pidió la “placa”.
- Se dice patente. Es el nombre en toda la interfaz y conviene usarlo también por teléfono.
Flujo 2Publicar en un portal
Publicar desde Vitrina elimina el doble tipeo y, sobre todo, permite que la venta aprobada cierre sola los avisos. Un aviso publicado a mano en el portal no se entera de nada.
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Receta
- Antes de publicar por primera vez, verifica que el portal esté conectado en Ajustes → Integraciones → Marketplaces.
- Abre la ficha del vehículo /vehicles/:id.
- Confirma fotos, descripción y precio: el aviso sale con lo que dice la ficha.
- Baja a la tarjeta Publicaciones.
- Marca el o los portales donde quieres el aviso.
- Publica. El estado por portal queda a la vista en la misma tarjeta.
Las dos clases de publicación
| Etiqueta en la tarjeta | Qué significa |
|---|---|
| Aviso existente vinculado | El aviso ya vivía en el portal y Vitrina lo adoptó para poder verlo y seguirlo. Vitrina no lo cierra sola cuando se aprueba la venta. |
| Publicado desde Vitrina | El aviso lo creó Vitrina. Es el único que se cierra automáticamente al aprobar la venta. |
Errores comunes
- Vendimos el auto y el aviso sigue publicado.
- Revisa la etiqueta. Si dice “aviso existente vinculado”, hay que bajarlo en el portal a mano. Con el tiempo, lo sano es que todo el inventario esté publicado desde Vitrina.
- El aviso salió sin fotos o con la descripción vieja.
- El aviso toma lo que hay en la ficha al publicar. Corrige la ficha y vuelve a sincronizar desde la tarjeta Publicaciones.
- Un dato interno apareció en el aviso.
- Marcador equivocado. Los campos interno no viajan al portal; revisa cuál quedó como público.
- Publiqué y el portal rechazó el aviso.
- Prueba la conexión de esa cuenta con el botón probar en Marketplaces. Casi siempre es una credencial vencida, no el auto.
Flujo 3Emitir una cotización
Una cotización congela precio y especificación con folio propio. Es el papel que el cliente compara con la automotora de al lado — y es el primer documento numerado que toca un vendedor.
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Receta
- Entra a /vehicles/cotizaciones y aprieta Nueva cotización. Atajo: si entras desde la ficha del vehículo, llega precargado.
- Elige el vehículo.
- Elige el contacto al que se la vas a entregar.
- Revisa el vendedor: viene con tu usuario, pero se puede cambiar si la atendió otra persona.
- Emite. Se congelan precio y especificación y se asigna el folio Q-1, Q-2, …
No hay borrador
El botón es el acto: no existe “guardar como borrador”. Si te equivocaste, anula la cotización y emite una nueva. Anular no es eliminar: el folio queda para siempre con su motivo, y ese número no se reutiliza jamás.
Errores comunes
- Emití la cotización con el precio equivocado. ¿Cómo la edito?
- No se edita. Anúlala indicando el motivo y emite una nueva. Es incómodo a propósito: un documento numerado editable no sirve como evidencia de nada.
- El cliente dice que le cotizamos más barato la semana pasada.
- Busca su cotización por folio. El precio quedó congelado en la emisión: si subió el precio de lista después, la cotización antigua sigue diciendo el precio de ese día.
- La cotización quedó a nombre del vendedor equivocado.
- El campo vendedor viene con tu usuario pero es editable antes de emitir. Después de emitir, se corrige anulando y emitiendo de nuevo.
- Me pidieron una “tasación” y emití una cotización.
- No son lo mismo. La cotización es tu oferta por un auto tuyo. La tasación fiscal es el número del SII para el impuesto de transferencia. Lo que entrega el Tasador de Vitrina es una estimación de mercado con banda P25–P75.
Flujo 4Tomar una reserva
La reserva saca el auto de la vitrina para el resto del equipo. Por eso el sistema admite una sola reserva viva por unidad y por eso la pantalla exige el abono: sin abono no hay reserva.
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Video: videos/04-reserva.mp4
Receta
- Entra a /vehicles/reservas y aprieta Nueva reserva.
- Elige el vehículo. Si la unidad ya tiene una reserva viva, acá aparece el panel de conflicto.
- Elige el comprador.
- Confirma el precio de la reserva.
- Registra el abono. Es obligatorio: la pantalla no deja seguir sin él.
- Emite. Se asigna el folio R-n y, a continuación, se registra el pago del abono.
Son dos operaciones, no una
Primero se crea la reserva y después se registra el pago del abono. Si la segunda falla, la reserva igual quedó tomada — el auto está protegido — y Vitrina te lleva a la ficha para adjuntar el pago. No vuelvas a crear la reserva: quedarían dos.
Errores comunes
- Aparece un panel de conflicto y no me deja reservar (error 409).
- La unidad ya tiene una reserva viva. No es una falla de la pantalla: la base de datos garantiza que exista una sola por unidad, y esa es la autoridad final. La conversación que sigue es con el otro vendedor, no con soporte.
- Se creó la reserva pero el abono no quedó registrado.
- Ve a la ficha del vehículo y adjunta el pago ahí. La reserva es válida. Crear una segunda reserva solo genera un problema nuevo.
- El cliente dice que dejó una reserva y el auto aparece disponible.
- Probablemente venció. La reserva tiene fecha de término real y al vencer libera la unidad automáticamente. Revisa el folio para ver hasta cuándo estuvo vigente.
- “Le tomé la reserva de palabra, el abono lo trae mañana”.
- Eso no es una reserva. Sin abono, el sistema no la crea, y con razón: es lo que distingue un compromiso de una intención.
- ¿El abono es la primera cuota?
- No. El abono (o seña) es el depósito que respalda la reserva. No es una cuota del crédito ni un pie pactado.
Flujo 5Emitir una nota de venta
Es el documento del dinero y el único que dispara una cadena completa al aprobarse. Acá se va lento.
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Video: videos/05-nota-venta.mp4
Receta · emitir
- Entra a /vehicles/ventas y aprieta Nueva nota de venta.
- Completa el bloque comprador.
- Completa el vendedor de registro: es quien figura como vendedor legal en el papel. Sigue una escalera: el consignante si el auto es en consignación; si no, el cliente que entregó la retoma cuando corresponde; y si no, la automotora.
- Cuadra el bloque saldo: pagos, retoma y crédito hasta que el saldo dé cero.
- Con los tres bloques cerrados se habilita Emitir. Vitrina consulta al servidor si el financiamiento cuadra; ese veredicto no se negocia desde la pantalla.
- Emite: nace el folio V-n.
- Se agregan los adicionales de ley — impuesto de transferencia 1,5 % sobre el mayor entre precio y tasación fiscal, TAG y lo que corresponda.
- Quedas en el documento emitido. Todavía no está vendido.
La ecuación del saldo
saldo = 0
Lado izquierdo: lo que el cliente debe — el precio del auto más los adicionales que se le cobran. Los adicionales son pass-through: entran y salen.
Lado derecho: de dónde sale la plata — pagos recibidos, valor de la retoma y monto del crédito.
Receta · aprobar (esto es lo que vende)
- Abre el documento emitido en /vehicles/documentos/venta/:id.
- Revisa que todo esté correcto. Después de aprobar no hay vuelta atrás simple.
- Si el precio quedó bajo el piso, verás Pedir aprobación y no podrás aprobar hasta que alguien más lo autorice (ver flujo 6).
- Aprueba. En una sola transacción, Vitrina: marca la unidad como vendida; cierra las publicaciones creadas desde Vitrina; vence las cotizaciones abiertas de esa unidad; materializa la retoma como unidad real del inventario; y abre los pendientes de post-venta.
Emitir ≠ vendido
Es el malentendido más caro del sistema. Emitir crea el documento y congela sus números; el auto sigue disponible para el resto de la operación. Aprobar es lo que lo vende. Si el inventario “no se cierra solo”, casi siempre la respuesta es que la nota está emitida y nadie la aprobó.
Errores comunes
- El auto se vendió pero sigue apareciendo disponible y publicado.
- La nota está emitida, no aprobada. Ábrela en /vehicles/documentos/venta/:id y apruébala.
- El botón Emitir está deshabilitado.
- Falta cerrar alguno de los tres bloques — comprador, vendedor de registro o saldo. El saldo es el culpable habitual: revisa que precio + adicionales calce con pagos + retoma + crédito.
- El servidor rechazó el financiamiento aunque a mí me da la cuenta.
- Revisa los adicionales. El impuesto de transferencia se calcula sobre el mayor entre el precio y la tasación fiscal, así que puede ser más alto de lo que estimaste a mano.
- Puse al vendedor que atendió como “vendedor de registro”.
- Son cosas distintas. El vendedor de registro es quien vende legalmente: el consignante, el cliente de la retoma o la automotora. El vendedor del equipo se acredita por otro lado.
- La retoma no aparece en el inventario.
- Hasta que la venta se apruebe, la retoma es una sugerencia dentro de la nota. Al aprobar se materializa como unidad real.
- No puedo aprobar: dice que el precio está bajo el piso.
- Aprieta Pedir aprobación y sigue con el cliente. Ver flujo 6.
Flujo 6Pedir y aprobar un descuento
Vender bajo el piso deja de ser conversación de pasillo y pasa a ser un registro con nombre, hora y monto. El vendedor nunca ve el piso: solo sabe que quedó por debajo.
Video en preparación
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Receta A · lado vendedor
- Dentro de la nota de venta aparece el aviso de bajo el piso.
- Aprieta Pedir aprobación.
- Sigue con el cliente. La solicitud queda en la cola de quien tenga el permiso.
Receta B · lado gerente o jefe de ventas
- Entra a /price-approvals. La cola viene ordenada de lo más antiguo a lo más nuevo.
- Abre la solicitud. El panel muestra el pedido, el auto, la foto del piso en ese momento y cuánto falta.
- Aprobar o Rechazar.
- Con la aprobación, el vendedor ya puede aprobar la nota y cerrar la venta.
Tres reglas que no se pueden saltar
1. Quien pide no aprueba. Aunque tengas los dos permisos, no puedes aprobar tu propia solicitud: lo rechaza el servidor.
2. A veces no hacía falta. Si el precio no estaba bajo el piso, Vitrina te devuelve un aviso del tipo “véndelo, no hace falta permiso”. Quien decide si hace falta es el servidor.
3. No existe aprobar por WhatsApp, y no es una función pendiente: es una decisión de diseño. Un descuento se aprueba donde queda registrado, con la foto del piso al lado.
Errores comunes
- Pedí aprobación y me dijeron que no hacía falta.
- El precio no estaba bajo el piso. Cierra la venta normalmente.
- Tengo el permiso pero no puedo aprobar mi propia solicitud.
- Es correcto. Solicitante y aprobador tienen que ser personas distintas. Pídeselo a otra persona con el permiso.
- El cliente está esperando y nadie aprueba.
- La cola envejece a la vista. Revisarla es parte de la rutina de la mañana del jefe de ventas, no una tarea del viernes.
- “Lo autorizó el gerente por WhatsApp”.
- No sirve. El sistema no tiene forma de saberlo y la venta seguirá bloqueada. La autorización se registra en /price-approvals.
- Un vendedor pide ver el piso para negociar mejor.
- No corresponde y no es configurable a la ligera. El piso es invisible para el rol de vendedor por diseño; abrirlo cambia la naturaleza de la negociación.
Flujo 7Emitir una nota de compra
Es el único lugar donde un auto adquiere costo base. Emitirla crea el documento y la adquisición del vehículo en la misma operación: no puede quedar a medias.
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Video: videos/07-nota-compra.mp4
Receta
- Entra a /vehicles/compras y aprieta Nueva nota de compra.
- Elige el vehículo.
- Elige el vendedor y marca si es persona o empresa. El selector cambia qué datos legales se piden. Si falta el RUT, Vitrina lo marca fuerte pero no te frena.
- Carga los montos: bruto, retenciones y lo que corresponda.
- Emite. Nace el folio P-n y, en la misma transacción, la adquisición del vehículo con su costo base.
- Completa el RUT que faltaba antes de imprimir cualquier contrato.
Qué bloquea y qué solo avisa
| Situación | Efecto | Qué hacer |
|---|---|---|
| Bruto en cero | Bloquea | Carga el monto real de la compra. |
| Retenciones mayores que el bruto | Bloquea | Revisa las retenciones: la aritmética no puede ser negativa. |
| RUT faltante | Solo avisa | Se puede emitir, pero hay que completarlo antes de imprimir el contrato. |
Errores comunes
- Un auto aparece con margen absurdo en el reporte.
- Primera pregunta: ¿tiene nota de compra? Sin ella el auto no tiene costo base y el margen es ficticio.
- Emití la nota y el contrato salió sin el RUT del vendedor.
- El RUT faltante avisa pero no bloquea. Complétalo en la identidad legal del contacto y vuelve a generar el documento.
- No me deja emitir y no dice por qué claramente.
- Revisa la aritmética. Los únicos bloqueos duros son bruto en cero y retenciones mayores que el bruto.
- ¿La retención es un descuento que le hago al vendedor?
- No. Es plata retenida que queda registrada como línea de costo de la unidad, y que después tiene que aparecer en algún lado.
Flujo 8Tomar en consignación
Una consignación es un mandato, no una compra: el auto no es de la automotora y el dueño sigue siendo el vendedor legal hasta el final. Lo que se pacte acá es exactamente lo que se liquida después.
Video en preparación
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Video: videos/08-consignacion.mp4
Receta
- Entra a /vehicles/consignaciones y aprieta Tomar en consignación.
- Paso ① Vehículo. Elígelo del selector. Si la unidad ya es propiedad de la automotora, el servidor la rechaza: no se puede consignar lo que ya compraste.
- Paso ② Dueño y modalidad. Elige al consignante del selector de contactos y la Modalidad: En el local o Virtual.
- Paso ③ Términos. Define: Comisión (porcentaje o monto) · Mínimo del dueño con su vigencia · Plazo en días o Plazo abierto · IVA del dueño, que parte en Sin responder.
- Aprieta Tomar en consignación.
- Emite el contrato del mandato desde la consignación recién creada.
El IVA del dueño parte sin responder
Es a propósito, porque casi nunca se sabe en el mostrador. Pero hay que resolverlo antes de liquidar: cambia el cálculo de lo que se le paga al consignante.
Errores comunes
- El servidor no me deja tomar el auto en consignación.
- La unidad ya es propiedad de la automotora. Si la compraron, corresponde nota de compra (flujo 7), no consignación.
- “Le compramos el auto en consignación”.
- No existe esa figura. Es un mandato: el consignante sigue siendo el dueño y el vendedor legal. Eso es lo que después imprime la nota de venta en el campo de vendedor de registro.
- Al liquidar, el IVA del dueño quedó sin definir.
- Vuelve a la consignación y resuélvelo antes de confirmar la liquidación.
- La consignación quedó sin fecha de término.
- Se eligió Plazo abierto. Es legítimo, pero conviene que sea una decisión consciente y no el resultado de no haber preguntado.
Flujo 9Registrar costos
El costo por unidad convierte el margen en un número real. Y cada línea dice quién la asume, que es exactamente lo que la liquidación descuenta después.
Video en preparación
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Video: videos/09-costos-margen.mp4
Receta
- Abre la ficha del vehículo y baja a la tarjeta Costos. Si la tarjeta no está, es tu rol: no existe para quien no tiene el permiso de lectura.
- Aprieta + Agregar línea (requiere además el permiso de escritura).
- Completa la línea: categoría, proveedor, fecha, monto, documento de respaldo, tratamiento tributario y quién lo asume.
- En quién lo asume elige casa, dueño o cliente — o repártelo entre ellos.
- Guarda. El titular Costo total unidad se actualiza y ese número alimenta el margen.
“Quién lo asume” no es un comentario
Es el campo que determina qué se le descuenta al consignante al liquidar. Marcar mal una línea de $180.000 significa que esa plata la termina poniendo la casa — o que se la cobras a alguien a quien no correspondía.
Errores comunes
- No veo la tarjeta Costos.
- No está bloqueada: no existe para tu rol. Se resuelve en Ajustes → Roles, no con el botón de ayuda.
- Veo la tarjeta pero no puedo agregar líneas.
- Ver y cargar son dos permisos distintos. Es una combinación normal: hay quien carga costos sin ver el margen y quien ve el margen sin cargar nada.
- Al liquidar faltaba una deducción.
- Falta una línea de costo asignada al dueño. El propio diálogo de liquidación te enlaza a la tarjeta Costos; cárgala antes de confirmar.
- El margen del mes cambió después de cerrarlo.
- Se cargaron costos tarde. La línea se registra cuando llega la boleta, no cuando se cierra el mes.
Flujo 10Liquidar y cerrar post-venta
Liquidar es pagarle al consignante lo que le corresponde, con los descuentos detallados; es el momento en que se cierra el mandato. Post-venta es la lista de lo que la automotora todavía debe aunque el auto ya salió del local.
Receta · liquidar una consignación
- Entra a /vehicles/liquidaciones: ahí están las consignaciones pendientes.
- Abre el contrato que corresponde.
- Aprieta Liquidar y revisa el detalle de deducciones. Las deducciones salen de las líneas de costo marcadas como asumidas por el dueño (flujo 9). Si falta una, el diálogo te enlaza a la tarjeta Costos.
- Confirma. La liquidación queda registrada y la unidad queda vendida en la misma operación.
No hay borrador
“Queda registrada al confirmar; no se puede editar.” Lo dice la propia pantalla y es literal. Se revisa antes, no después.
Las cuatro obligaciones de post-venta
Al aprobarse una venta, Vitrina abre solo los pendientes que correspondan. Viven en /vehicles/postventa y son la agenda de back-office y cobranza.
| Obligación | Qué hay que hacer |
|---|---|
| Transferencia de dominio | El trámite que deja el auto a nombre del comprador. |
| TAG | El traspaso o la regularización del dispositivo y su deuda. |
| Saldo de crédito | La plata del financiamiento que todavía no llega del banco. |
| Factura de comisión | La factura por la comisión de la consignación. |
Errores comunes
- Confirmé la liquidación con un monto equivocado.
- No se edita. Por eso el paso 3 existe: revisar el detalle antes de confirmar. Si ya ocurrió, escala al gerente — no hay un botón de deshacer.
- El diálogo de liquidación dice que falta una deducción.
- Falta una línea de costo asignada al dueño. El propio diálogo te lleva a la tarjeta Costos.
- Un auto entregado hace tres semanas sigue sin transferir.
- Está en la lista de post-venta esperando. Esa pantalla se revisa a diario, no cuando reclama el cliente.
- El IVA del dueño no estaba definido y el cálculo salió raro.
- Vuelve a la consignación (flujo 8) y resuélvelo antes de liquidar.
Flujo 11Créditos, margen y ranking
Las pantallas de quienes responden por el número. No hay nada que llenar acá: todo se alimenta de lo que se hizo bien en los flujos 1 a 10.
| Pantalla | Ruta | Qué muestra |
|---|---|---|
| Mesa de crédito | /vehicles/creditos | Las carpetas de financiamiento con los bancos, agrupadas por estado: pendientes, vencidas y las que ya generaron comisión. |
| Margen y rentabilidad | /vehicles/margen | El mes unidad por unidad, no un total agregado. Sirve para ver dónde se ganó y dónde se regaló. |
| Ranking | /vehicles/ranking | El desempeño del equipo. Se lee mejor en la reunión semanal que en el escritorio. |
| Inventario | /vehicles/inventario | La salud del stock: cuánto lleva cada auto en el patio y qué le falta. |
El margen se ordena por fecha de emisión de la nota
No por fecha de entrega ni de pago. Un auto emitido el 31 y entregado el 2 cuenta en el mes de la emisión. Si el equipo emite en la fecha correcta, el mes cuadra solo.
Errores comunes
- El margen del mes no coincide con lo que esperábamos.
- Revisa dos cosas antes de discutir: que las notas se hayan emitido en la fecha correcta, y que las unidades tengan nota de compra y sus líneas de costo cargadas.
- Un auto aparece con margen altísimo.
- Casi siempre le falta costo. Sin nota de compra o con líneas pendientes, el margen sale inflado.
- Una carpeta de crédito lleva semanas “pendiente”.
- Es la agenda diaria del back-office. La pantalla las agrupa por estado justamente para que las vencidas salten a la vista.
AdemásPipelines y reacondicionamiento
El tablero muestra en columnas dónde está cada auto en su preparación. Es la respuesta visual a “¿qué autos tengo detenidos y por qué?”.
Video en preparación
videos/11-pipelines-reacondicionamiento.mp4
Video: videos/11-pipelines-reacondicionamiento.mp4
Receta
- Abre el tablero de Pipelines.
- Filtra por vehículos para ver el tablero de reacondicionamiento: cada tarjeta es un auto en preparación.
- Arrastra la tarjeta de columna en columna a medida que el auto avanza. Mover la tarjeta es lo que actualiza el estado.
- Para ver la demanda que no tienes en stock, cambia la vista a Solicitudes (autos buscados).
Solicitud no es cotización ni crédito
Una Solicitud es el registro de un cliente que pidió un auto que no está en el patio. Cuando entre una unidad que calce, ahí está el cliente esperando. Es demanda anotada, nada más — y nada menos.
Anexo AErrores comunes · resumen
La tabla para tener a mano cuando alguien llama con un síntoma. Cada fila enlaza mentalmente con el flujo donde está el detalle.
| Síntoma | Flujo | Causa y salida |
|---|---|---|
| El auto se vendió pero sigue disponible y publicado | 5 | La nota está emitida, no aprobada. Aprobar es lo que vende. |
| El aviso del portal sigue arriba después de vender | 2 | Era un “aviso existente vinculado”: hay que bajarlo en el portal a mano. |
| Panel de conflicto al reservar (409) | 4 | Ya existe una reserva viva en esa unidad. Solo puede haber una. |
| La reserva quedó sin el abono registrado | 4 | Falló la segunda operación. Adjunta el pago desde la ficha; no crees otra reserva. |
| “No me deja emitir la nota de venta” | 5 | Falta cerrar comprador, vendedor de registro o saldo. Normalmente es el saldo. |
| El servidor rechaza el financiamiento | 5 | Los adicionales de ley suben el total: la transferencia se calcula sobre el mayor entre precio y tasación fiscal. |
| No puedo aprobar: precio bajo el piso | 6 | Usa Pedir aprobación. Nadie aprueba su propia solicitud. |
| “Lo autorizó el gerente por WhatsApp” | 6 | No existe esa vía. La autorización se registra en /price-approvals. |
| Un auto tiene margen absurdo | 7 · 9 | Le falta nota de compra o líneas de costo. Sin costo base el margen es ficticio. |
| No veo la tarjeta Costos | 9 | No está bloqueada: no existe para ese rol. Se arregla en Ajustes → Roles. |
| Falta una deducción al liquidar | 9 · 10 | Falta una línea de costo asignada al dueño. El diálogo enlaza a la tarjeta Costos. |
| Emití un documento con un dato equivocado | 3 · 5 · 7 | No se edita: se anula con motivo y se emite uno nuevo. El folio no se reutiliza. |
| La patente no autocompletó | 1 | No bloquea nada; se completa a mano. |
| La descripción se sobrescribió sola | 1 | Faltó el candado en el campo. |
| No puedo tomar el auto en consignación | 8 | La unidad ya es propiedad de la automotora: corresponde nota de compra. |
| El margen del mes se movió después de cerrarlo | 9 · 11 | Se cargaron costos tarde. El margen se ordena por fecha de emisión de la nota. |
Anexo BGlosario
Las palabras exactas del producto. Vale la pena usarlas tal cual también por teléfono y por WhatsApp: media hora de confusión se evita con una sola palabra bien dicha.
Vehículo y documentos
| Término | Qué significa | Ojo |
|---|---|---|
| Patente | La placa patente del vehículo; es la llave con que Vitrina autocompleta la ficha. | Nunca “placa”. |
| Ficha (técnica) | La pantalla interna del vehículo, con todo el detalle. | Distinta de la ficha compartible, que es la versión que se le manda al cliente. |
| Cotización | Oferta numerada y congelada al cliente. | No es una tasación. |
| Reserva · Abono (seña) | El bloqueo de la unidad y el dinero que lo respalda. | El abono es depósito, no cuota. |
| Nota de venta · Compraventa | El documento de la venta y su impresión notarizable. | Emitir crea el documento; Aprobar vende. |
| Adicionales | Lo que se le cobra al comprador por ley: transferencia, TAG. | Es pass-through: entra y sale. |
| Saldo | (precio + adicionales) − (pagos + retoma + crédito). | Tiene que dar cero. |
| Retoma | El auto que el cliente entrega como parte de pago. | Es sugerencia hasta que se aprueba la venta. |
| Vendedor de registro | Quien figura como vendedor legal en el documento. | No es el vendedor que atendió. |
| Nota de compra · Retención · Costo | El documento con que la automotora compra; la retención es el monto retenido, que queda como línea de costo. | Único origen del costo base de una unidad. |
| Folio · Anular (nula) | El número permanente de un documento; anular lo termina, con motivo. | Anular no es eliminar. El folio no se reutiliza nunca. |
| Plantillas | El texto de los contratos, escrito por la automotora. | Cada guardado es una versión inmutable. |
Consignación, precio y cierre
| Término | Qué significa | Ojo |
|---|---|---|
| Consignación · Consignante | El mandato para vender el auto de otro, y su dueño. | Siempre mandato, nunca compra. |
| Comisión · Mínimo · Vencimiento · Modalidad | Los términos del mandato: qué cobra la casa, bajo qué precio no se vende, hasta cuándo, y si el auto está en el local o es virtual. | Lo pactado acá es lo que se liquida. |
| Liquidación | El pago final al consignante, con las deducciones detalladas. | Al confirmar queda registrada; no se edita. |
| Piso | El precio bajo el cual hace falta una aprobación para vender. | Invisible para el rol de vendedor. |
| Aprobación · Umbral | La cola de solicitudes de descuento y el gatillo que las hace necesarias. | Quien pide no aprueba. |
| Post-venta · Trámites | Transferencia de dominio, TAG, saldo de crédito y factura de comisión. | Se abren solos al aprobar la venta. |
| Créditos · Carpeta · Mesa de crédito | El financiamiento con el banco, su expediente y la pantalla donde se gestiona. | — |
| Tasador · Banda (P25–P75) | El motor de precio de Vitrina y el rango de mercado que entrega. | Nunca lo llames “tasación”: esa es la del SII. |
| Solicitud (autos buscados) | Demanda de un cliente por un auto que no está en stock. | No es cotización ni crédito. |
| Margen y rentabilidad | El resultado del mes, unidad por unidad. | Se ordena por fecha de emisión de la nota. |
| Personería · Giro · RUT · Razón social | La identidad legal de una empresa. | Son datos de contrato, no de marketing. |
| Comuna · Región · Sucursal | La geografía oficial que usa el contrato y la organización de la automotora. | — |
| IVA | Cinco tratamientos: Exento, Afecto, No gravado, Pass-through y Reembolso de mandato. | La venta de autos usados es exenta; las comisiones no. |
Los tres pares que se confunden
Cotización ≠ Tasación
Cotización: tu oferta numerada al cliente por un auto tuyo.
Tasación fiscal: el número del SII con que se calcula el impuesto de transferencia.
Y lo que entrega el Tasador es una estimación de mercado con banda P25–P75: tampoco es una tasación.
Vendedor de registro ≠ vendedor
Vendedor de registro: quien vende legalmente en el papel — el consignante, el cliente que entregó la retoma, o la automotora.
Vendedor: la persona del equipo que atendió y a quien se le acredita la venta.
Retoma sugerida ≠ retoma de hecho
Hasta que la venta se aprueba, la retoma es una sugerencia: un valor propuesto dentro de la nota. Al aprobar se materializa y recién ahí ese auto existe como unidad real del inventario. Es una diferencia importante con otros sistemas, donde la retoma es un hecho desde el primer momento.
Anexo CRutas y folios
Folios
| Prefijo | Documento |
|---|---|
| Q- | Cotización |
| R- | Reserva |
| V- | Nota de venta |
| P- | Nota de compra |
| S- F- | Otras familias de documentos del sistema. Confirmar con soporte antes de usarlas en un procedimiento interno. |
Rutas del día a día
| Ruta | Pantalla |
|---|---|
| /vehicles | Stock |
| /vehicles/nuevo | Crear un vehículo |
| /vehicles/:id | Ficha del vehículo (Publicaciones, Costos) |
| /vehicles/:id/ficha | Ficha compartible con el cliente |
| /vehicles/marketplaces | Conexión de portales |
| /vehicles/cotizaciones | Cotizaciones |
| /vehicles/reservas | Reservas |
| /vehicles/ventas | Notas de venta |
| /vehicles/documentos/venta/:id | Documento de venta emitido — acá se aprueba |
| /price-approvals | Cola de aprobaciones de precio |
| /vehicles/compras | Notas de compra |
| /vehicles/consignaciones | Consignaciones |
| /vehicles/liquidaciones | Liquidaciones |
| /vehicles/postventa | Pendientes de post-venta |
| /vehicles/creditos | Mesa de crédito |
| /vehicles/margen | Margen y rentabilidad |
| /vehicles/ranking | Ranking del equipo |
| /vehicles/inventario | Salud del inventario |
| /vehicles/plantillas | Plantillas de contratos |
| /pipelines | Tableros: reacondicionamiento y solicitudes |
| /settings/roles | Roles y permisos |
Y la presentación
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