Manual de referencia Vitrina · Automotora

00Cómo usar esta capacitación

Esta capacitación acompaña la presentación. La presentación explica el porqué; este manual es para el día que necesitas el cómo, rápido, con alguien esperando al otro lado del mesón.

Cómo está escrito

• Cada flujo tiene un paso a paso numerado. Los pasos usan los nombres exactos que verás en pantalla: si acá dice Pedir aprobación, ese es el texto del botón.
• Las rutas aparecen en tipografía monoespaciada — /w/tu-espacio/vehicles/reservas — y son lo que va después del dominio en la barra del navegador. tu-espacio es el nombre corto de tu cuenta; en los ejemplos de este manual se omite después de la primera vez, pero siempre está ahí.
• Los folios también: Q-1, R-4, V-12.
• Cada flujo cierra con errores comunes: el síntoma primero, la solución después.

Elige tu camino

La barra de arriba filtra la capacitación por tarea: Vendedor, Jefe de ventas, Administración, Marketing o Dirección. Elegir uno oculta las secciones que no te tocan y el índice se ajusta con el filtro. La sección 02 · Quién hace qué explica qué recorre cada camino y por qué. La elección queda guardada en este navegador; también funciona por enlace, agregando ?rol=vendedor a la dirección. Estos cinco caminos son una forma de organizar esta capacitación, no son los rangos de permisos de Vitrina — esos siguen siendo los tres ejes de la sección 01.

01Cómo pensar Vitrina: tres preguntas, no una

Cuando alguien dice “a mí no me aparece”, la respuesta está en uno de estos tres ejes. Son independientes entre sí.

Eje 1 · Rango

Propietario > Administrador > Supervisor > Agente > Consultor (solo lectura). Así se llaman en Ajustes → Roles — en el mostrador se les sigue diciendo dueño, gerente, jefe de ventas y vendedor; este manual usa esos nombres de cargo, no el nombre técnico del rango. El rango manda en el escalamiento: quién puede promover y degradar personas, tocar los ajustes de la cuenta y ver la facturación. Nunca puedes otorgar un rango más alto que el tuyo, ni ceder sucursales que tú mismo no ves — con una llave de API pasa lo mismo.

Eje 2 · Permisos

Es la reja de verdad. Cada permiso tiene la forma recurso:acción — por ejemplo dealership_economics:read o price_approval:approve. Un rol es un conjunto de permisos, y los roles personalizados se arman en Ajustes → Roles (/settings/roles).

Además de los permisos, cada rol define dos techos de visibilidad:

El primero decide qué conversaciones, tickets y leads ve la persona según a quién estén asignados. El segundo decide qué vehículos ve, según las sucursales de su cuenta — un vehículo sin sucursal asignada es invisible para quien tenga el techo «solo mis sucursales».

Eje 3 · Vertical

Solo las cuentas de vertical automotive ven el producto Automotora. Esta cuenta es una de ellas; si alguna vez una pantalla de vehículos no aparece en otra cuenta, la razón es esta.

02Quién hace qué

Cinco personas, más el agente de IA que atiende WhatsApp. La última columna es la importante: lo que se oculta, se oculta a propósito.

Rutas por rol

Esta capacitación se recorre por tarea, no de punta a punta. Elige tu camino en la barra de arriba y estas cinco columnas se convierten en la lista ordenada de lo que te toca leer. Una misma persona real puede recorrer más de un camino — en una automotora chica el dueño suele ser también Marketing.

03Día 0 · la cuenta

Lo que arma el dueño o el gerente antes de que alguien venda algo: dónde opera la automotora, quién trabaja ahí y con qué permiso, y cómo se presenta la marca. Entre 40 y 60 minutos, una sola vez.

3.1 · Sucursales

1. Entra a Ajustes → Sucursales /settings/sucursales.
2. Crea una por cada punto de venta físico. Solo el nombre es obligatorio.
3. Si vas a filtrar stock o personas por sucursal, completa la comuna: Vitrina la guarda con su código oficial de cinco dígitos, no con el nombre que escribas.

3.2 · Equipo y roles

1. Entra a Ajustes → Roles /settings/roles y define quién tiene lectura de la economía de la automotora (costo, margen, piso) y quién tiene aprobación de precios — ver 01.
2. Define la visibilidad de registros y de stock de cada rol: si alguien ve toda la cartera o solo lo suyo, y si ve el stock de todas las sucursales o solo la propia.
3. Invita a cada persona desde Ajustes → Equipo: correo, rango y sucursales. Vitrina genera un enlace de invitación; si la cuenta todavía no tiene correo propio configurado, comparte ese enlace directamente.
4. Si alguien deja el equipo, elige qué pasa con lo suyo al sacarlo: dejarlo sin asignar, pasarlo a otra persona o repartirlo por ronda. Vitrina te muestra antes lo que esa persona tiene pendiente.

3.3 · Horario de atención y marca

Ajustes → Horario de atención /settings/business-hours define cuándo hay alguien disponible: fuera de ese horario, las conversaciones reciben un mensaje de ausencia y los relojes de SLA (ver 24) se pausan. Un equipo puede tener su propio horario y sobrescribir el general.

Ajustes → Branding /settings/branding define cómo se ve la marca en el selector de espacio de trabajo y en los correos de invitación al equipo: logo, nombre visible y color. No es lo mismo que la apariencia del Web chat del sitio — esa vive en su propia pantalla (ver 10).

3.4 · Plantillas de contratos

1. Entra a Plantillas de documentos, al final del menú de Automotora /vehicles/plantillas. A la izquierda, una plantilla por tipo de documento: cotización, reserva, nota de venta, consignación.
2. Lee de punta a punta el texto de cada contrato. Lo que imprime Vitrina es lo que ustedes escriban ahí. En Lado a lado, a la izquierda escribes y a la derecha ves el documento con datos de ejemplo.
3. Si una variable está mal escrita, el panel al pie del editor dice «No se puede publicar», muestra la línea y propone la correcta con Reemplazar. Publicar sigue deshabilitado hasta corregirla.
4. Aprieta Publicar. Cada publicación crea una versión nueva (v2, v3, v4…): nada se sobrescribe, y los documentos ya emitidos no cambian.
5. En Historial ves cada versión con sus fechas y cuántos documentos se emitieron con ella; Ver texto la muestra tal cual se firmó.

Por eso un contrato impreso hace seis meses se sigue leyendo con la versión vigente ese día, aunque hoy el texto sea otro.

Errores comunes

04Día 0 · los canales

WhatsApp, Instagram y correo son la puerta de entrada de casi todos los clientes. Conectarlos es un paso manual — nadie lo automatiza por ti — y decidir quién recibe qué es lo que evita que un lead quede esperando.

Conectar un canal

1. Entra a Ajustes → Canales /settings/channels.
2. Conecta un número de WhatsApp, una cuenta de Instagram y una casilla de correo (Gmail, Outlook o cualquier IMAP). Cada proveedor pide su propio OAuth, un código QR o un formulario de credenciales — es un paso manual, sin atajo por API.
3. Para cada canal, define el equipo por defecto y el modo de asignación (por ejemplo, por ronda entre quienes estén disponibles).

Quién recibe qué

Cada canal conectado tiene su propio destino: a qué equipo cae, si se reparte por ronda o queda para que alguien la tome, y si hay un agente de IA de primera línea. Se ajusta después con más detalle en 06 y en Ajustes → Asignación.

Primer contacto

Cuando un lead llega desde un portal — Mercado Libre, Yapo, Chileautos o tu propio sitio — y la persona nunca llega a abrir el chat, Vitrina puede escribirle primero. Se configura en Ajustes → Primer contacto /settings/first-touch, un origen a la vez, y el mensaje sale solo si el comprador sigue en silencio a los cinco minutos.

Errores comunes

05Tour general

Minuto y medio por la plataforma: el menú de Automotora, el botón + Nuevo, la Ayuda y la pantalla de Stock.

• El menú Automotora sigue la vida del auto: Inventario (Stock, Compras, Consignaciones, Tasador) · Ventas (Ventas, Cotizaciones, Reservas, Créditos, Aprobaciones) · Después de la venta (Trámites pendientes, Liquidaciones a consignantes, Servicios) · Publicación (Portales, Publicaciones de Instagram) · Reportes (Margen y rentabilidad, Comisiones, Ranking de ventas, Rotación e inventario, Tráfico del sitio). Al final, Plantillas de documentos.
• El menú cambia según tus permisos. Una entrada que falta casi siempre es el rol, no un error.
• + Nuevo, arriba del menú, crea un vehículo o cualquier documento: cotización, reserva, nota de venta, nota de compra o consignación. Muestra solo lo que tu permiso te deja crear.
• Home es la primera pantalla al entrar: mientras la cuenta se está armando, muestra un checklist de lo que falta configurar; una vez que la cuenta ya opera, muestra números del día y accesos directos a lo que cada persona usa más.
• Stock es la pantalla del día: la tabla del inventario, los filtros y los indicadores de salud.

06La bandeja y el agente

Los leads de una automotora llegan por WhatsApp e Instagram antes que por cualquier otro canal. La bandeja es donde vive esa conversación, y el agente de IA la atiende primero salvo que alguien la tome.

Dos conceptos, no uno

Una conversación es un hilo con una persona por un canal: un WhatsApp, un correo, un chat del sitio. La misma persona escribiendo por WhatsApp y por correo son dos conversaciones distintas. Un ticket es el caso: puede agrupar varias conversaciones, tiene responsable y sobrevive a que el cliente cambie de canal. No toda conversación necesita un ticket — una pregunta resuelta en dos mensajes nunca abre uno.

Quién atiende

Cada conversación tiene un manejo: bot o humano, independiente de si está abierta, pendiente o resuelta. Cuatro acciones lo mueven:

Una conversación que el bot traspasa a una persona cae en la Cola de traspaso: la lista de todo lo que está esperando a un humano. Es la primera pantalla que revisa un vendedor al empezar el turno.

El ciclo de vida de una conversación

Independiente de quién atiende, una conversación pasa por estados propios: abierta, pendiente (esperando al cliente, sin reloj), pospuesta hasta una hora, resuelta o cerrada. Un mensaje nuevo reabre una conversación resuelta. Una conversación cerrada no se reabre: cerrar es terminal.

Notas internas

Una Nota interna nunca llega al cliente: sirve para dejarle contexto a quien siga la conversación, y una @mención dentro de una nota le avisa a esa persona en particular.

Cuándo abrir un ticket

Cuando el caso va a durar más que la conversación — un reclamo, un trámite de post-venta (sección 18) — conviene abrir un ticket. Queda en un tablero propio, con su propio responsable, y si el mismo cliente escribe después por otro canal, esa conversación se puede enlazar al mismo ticket en vez de abrir un caso nuevo.

Errores comunes

07Crear un vehículo

Todo cuelga de la ficha: cotización, reserva, nota de venta, publicación, costos y margen apuntan a este registro. Primero se decide cómo entra el auto; después, la patente ahorra quince campos y, sobre todo, los errores de tipeo que después no calzan con el portal.

Paso a paso

1. Desde Stock /vehicles aprieta Agregar vehículo (o + Nuevo → Vehículo).
2. Responde ¿Cómo entra este auto?: Compra (después: nota de compra) · Consignación (después: contrato de consignación) · Parte de pago (después: vuelves a la nota de venta) · Solo agregar al stock por ahora (queda «Sin costo» hasta que registres su compra, consignación o parte de pago).
3. Elige el Tipo de vehículo: Auto, Camión, Maquinaria o Náutico.
4. Escribe la Patente y aprieta Autocompletar. Si resuelve, llegan marca, modelo, versión, año y VIN, y aparece “Datos completados desde la patente”.
5. Recorre las secciones con el índice de la izquierda, que marca las que ya están completas: Identificación → Especificaciones → Estado y ubicación → Documentación y mantención → Equipamiento → Descripción → Fotos → Precio y margen. Ninguna sección bloquea a la siguiente. En Fotos, sube varias y deja la mejor como portada.
6. Revisa qué sale de cada campo; la tarjeta Qué se publica lo explica: Se publica Solo portales Solo interno.
7. Pon candado en los campos que escribiste tú y no quieres que la sincronización pise — típicamente la descripción.
8. Guarda. En una compra el botón dice Guardar y seguir con la nota de compra: el auto queda en el stock y se abre su nota de compra con el auto ya cargado (flujo 15).

La sección Documentación: seis tipos de papel

Lo que se sube en Documentación no son fotos del aviso: son los papeles legales de la unidad, guardados aparte, sin URL pública y con cada lectura registrada. Cada archivo se clasifica en uno de seis tipos:

Errores comunes

08Precio: tasador y reglas

Dos pantallas, un mismo dato de fondo: comparables reales de Yapo, Mercado Libre, Chileautos y Facebook, actualizados a diario. Las dos son Tasador, un complemento de pago (sección 25) — sin él, ninguna de las dos existe en tu cuenta.

Tasador: tasar un auto puntual

1. Entra a /vehicles/tasador.
2. Busca por Buscar por patente — se autocompleta como en el flujo 1 — o completa marca, modelo, año, kilometraje, versión y región a mano.
3. Aprieta Tasar.
4. Lee el veredicto: Precio de lista recomendado (una referencia para publicar, no una transacción), el Rango de mercado — «Basado en n avisos (P25–P75)», con su mínimo y máximo — y el Precio de venta esperado, marcado como medido con ventas reales o estimado por modelo según cuántos datos hay.
5. Una insignia de confianza (alta, media o baja) dice qué tan sólida es la banda para ese auto en particular.

El mismo panel entrega un Precio de compra sugerido: eliges el margen que quieres dejar y el costo de reacondicionamiento esperado, y el Tasador deriva un rango de compra desde la misma banda de venta. Es una referencia para negociar con quien te ofrece el auto, no un precio fijo.

Precios de inventario: vigilar todo el lote

1. Entra a /vehicles/pricing. Cada barrido diario compara tu stock contra el mercado y marca cada unidad: sobre el mercado, bajo el mercado, en mercado o sin datos.
2. Por vehículo puedes activar Vigilar precio, fijar un piso (nunca se sugiere menos) y elegir una posición objetivo dentro de la banda: P25 · rotar más rápido, P50 · mercado o P75 · defender margen.
3. Cuando el mercado se mueve, aparece una alerta de precio con tu precio, el del mercado, el sugerido y la evidencia — «apareció un comparable a…», «se despublicó…» — y a veces un aviso de posible error de digitación si el precio cargado está muy por debajo de la banda.
4. Si decides seguir la sugerencia, aprieta Aplicar: actualiza el precio en Vitrina y lo republica en todos los portales activos, como máximo un cambio por día por vehículo.

Errores comunes

09Publicar en un portal

Publicar desde Vitrina elimina el doble tipeo y, sobre todo, permite que la venta aprobada cierre sola los avisos. Un aviso publicado a mano en el portal no se entera de nada.

Paso a paso

1. Antes de publicar por primera vez, verifica que el portal esté conectado en Automotora → Publicación → Portales.
2. En Stock, el indicador Sin publicar cuenta los autos que no están en ningún portal. Abre la ficha del vehículo /vehicles/:id.
3. Confirma fotos, descripción y precio: el aviso sale con lo que dice la ficha.
4. Entra a la pestaña Publicación y baja a Publicaciones: los portales conectados, cada uno con «sin publicar» y su botón Publicar.
5. Aprieta Publicar en cada portal donde quieras el aviso.
6. Cada portal pasa a Publicado, con «Publicado desde Vitrina · Estado del portal: Publicado» y un botón Despublicar. El contador lo confirma: 3 de 3 portales.
7. Más abajo, Interés junta las consultas que llegan por cada aviso: personas, leads y anónimos, por origen.

Los cuatro portales

Mercado Libre se conecta por OAuth. Chileautos y Yapo se conectan con las credenciales del portal. Facebook Marketplace se conecta distinto de las otras tres: Facebook no tiene una vía server-side para publicar, así que Vitrina encola la publicación como una tarea que un Chrome real, abierto en el perfil de un vendedor con la extensión de Vitrina instalada, va tomando a su propio ritmo.

«Publicado desde Vitrina»

Es la etiqueta de cada aviso que salió de la pestaña «Publicación». Vitrina mantiene esos avisos: si cambias el precio en la ficha, los actualiza, y al aprobarse la venta el auto deja de ofrecerse. Un aviso que alguien subió a mano directamente en el portal no se entera de nada de esto: se corrige y se baja allá.

Errores comunes

10Tu sitio y tus enlaces públicos

«Sitio del dealer» es un sitio propio, con tu marca, editable por secciones, con un agente propio que responde y agenda. Es un complemento de pago (sección 25) — sin él, estas pantallas no existen en tu cuenta.

Paso a paso

1. Entra a Ajustes → Sitio web /settings/sitio y edita el sitio por secciones: no hace falta saber programar.
2. En Ajustes → Datos del negocio completa lo que el sitio muestra sobre la automotora: dirección, horarios, contacto.
3. En Ajustes → Dominio conecta un dominio propio si la automotora tiene uno, en vez de quedarte con el que da Vitrina por defecto.
4. En Ajustes → Stock público decide qué parte del inventario se muestra en el sitio — por ejemplo, si los autos recién vendidos se ocultan de inmediato o siguen un rato más a la vista.
5. En Ajustes → Web chat activa el chat del sitio: usa una llave publicable (sección 26) acotada a leer stock, recibir leads y conversar — nunca a nada que pueda tocar precios internos o documentos.
6. Revisa /vehicles/sitio para ver tráfico y conversión del sitio propio.

Errores comunes

11Emitir una cotización

Una cotización congela precio y datos del auto con folio propio y vence sola a los 15 días. Es el papel que el cliente compara con la automotora de al lado — y es el primer documento numerado que toca un vendedor. El registro muestra cada precio puesto por escrito, con filtros Vigentes, Vencidas y Anuladas.

Paso a paso

1. Entra a /vehicles/cotizaciones y aprieta Nueva cotización.
2. 01 Cliente y vehículo: elige el cliente del directorio — si no está, lo creas ahí mismo —, revisa el vendedor (viene con tu usuario: queda registrado quién ofreció el precio) y elige el vehículo del stock.
3. 02 Precio y tributación: llega el precio de lista; escribe encima el precio que negociaste. Elige la Tributación: se define en cada cotización, no se hereda del auto. Si no quieres mostrar el descuento, activa No mostrar el descuento en el documento.
4. 03 Vigencia: Por defecto (15 días), 7, 15 o 30 días.
5. Revisa el Resumen de la derecha y aprieta Emitir cotización. Se congelan precio y datos del auto y se asigna el folio Q-1, Q-2, …
6. En la cotización emitida quedan Anular, Extender vigencia y Convertir en reserva (flujo 12).

Errores comunes

12Tomar una reserva

La reserva saca el auto de la vitrina para el resto del equipo. Por eso el sistema admite una sola reserva viva por unidad. Se puede crear con o sin abono: la pantalla lo dice, «No exige un pago para bloquear el vehículo. Puedes registrar el abono después».

Paso a paso

1. Entra a /vehicles/reservas. Los indicadores de arriba filtran la lista: Vigentes, Por vencer (hoy o en dos días), Vencidas (se anulan solas y el auto vuelve a stock) y Abonos retenidos. Aprieta Nueva reserva.
2. 01 Cliente y vehículo: elige al cliente para quien guardas el auto y busca la unidad por patente, marca o modelo. Si la unidad ya tiene una reserva vigente, aparece el panel «Este auto ya está reservado» con su folio, los días que le quedan y quién la tomó. Cambiar y eliges una unidad libre.
3. 02 Precio y abono: escribe el precio acordado — no se actualiza solo al cambiar de auto. Si el cliente dejó dinero, anota el abono recibido con su medio de pago; con transferencia, el banco es obligatorio.
4. 03 Plazo: 3, 7, 10 o 15 días (7 por defecto). El plazo se pacta con el cliente y queda escrito en el contrato de reserva. Decide si el auto sigue en los portales con Mantener publicado en los portales.
5. El Resumen muestra el saldo que queda por cobrar al concretar. Aprieta Crear reserva: se asigna el folio R-n y el auto queda bloqueado por el plazo.
6. En la ficha de la reserva quedan precio acordado, abonado y saldo pendiente, los Pagos recibidos (con Registrar otro pago) y el Historial. Al concretar, Convertir en venta emite la nota de venta con el abono; si no, Cerrar reserva.

Cerrar una reserva: tres destinos para el abono

Cuando una reserva se anula o convierte, hay que decir qué pasó con el abono: aplicado a la venta que siguió, devuelto al comprador, o perdido a favor de la automotora porque no era reembolsable. La reserva convertida en venta arrastra sus pagos al nuevo documento; no hay que volver a registrarlos.

Errores comunes

13Emitir una nota de venta

Es el documento del dinero y el único que dispara una cadena completa al aprobarse. El editor tiene tres columnas: las secciones (01 Comprador y vehículo … 08 Documento a emitir), el documento, y a la derecha el Cuadre en vivo con lo que falta para emitir. Acá se va lento.

Paso a paso · emitir

1. Entra a /vehicles/ventas y aprieta Nueva nota de venta.
2. Comprador y vehículo: elige al comprador y el auto que se vende.
3. Precio de venta: escribe el precio acordado. El Cuadre, a la derecha, se actualiza en vivo.
4. Adicionales: el impuesto de transferencia aparece calculado por el sistema («Calculado sobre…»). Agregar como adicional lo suma como «Impuesto municipal de transferencia · Cobro por cuenta del comprador». No se escribe a mano.
5. Formas de pago: lo que el cliente entrega directo. Con transferencia, anota el banco.
6. Parte de pago: el auto que entrega el cliente, a su valor de toma. Tiene que estar en stock: Agregar auto en parte de pago lo elige; si aún no está, Ingresar auto nuevo lo registra y vuelves a la nota.
7. Crédito: la institución financiera y el monto aprobado, que se abona a la automotora.
8. Vendedores: la parte vendedora — quien figura como vendedor legal en el papel — viene sugerida por la tenencia del auto (la automotora si es stock propio; el consignante si es en consignación) y se puede cambiar. Más los colaboradores de la venta.
9. Con $0 por cubrir el Cuadre dice «Cuadrado» y se habilita Emitir nota de venta. Se confirma una vez: nace el folio V-n.
10. Quedas en el documento emitido. Todavía no está vendido.

La ecuación del Cuadre

Lado izquierdo: lo que el cliente debe — el precio del auto más los adicionales que se le cobran. Los adicionales son pass-through: entran y salen.
Lado derecho: de dónde sale la plata — pagos recibidos, valor de toma de la parte de pago y monto del crédito.

Paso a paso · aprobar (esto es lo que vende)

1. Abre el documento emitido en /vehicles/documentos/venta/:id. Arriba está la tarjeta Aprueba la venta V-n · Siguiente paso.
2. Revisa que todo esté correcto: precio, pagos (con su estado «Cuadrado»), parte de pago, adicionales y partes. Después de aprobar no hay vuelta atrás simple.
3. Si el precio quedó bajo el piso, en la tarjeta Acciones aparece Pedir aprobación y no podrás aprobar hasta que otra persona lo autorice (flujo 14).
4. Aprieta Aprobar venta. El diálogo dice lo que pasa, en una sola operación: El vehículo sale del patio: queda vendido y deja de ofrecerse en todas partes · Se cierra el lead, como ganado · Se abren las obligaciones post-venta: transferencia, inscripción y entrega pasan a ser trabajo con plazo propio.

Errores comunes

14Pedir y aprobar un descuento

Vender bajo el piso deja de ser conversación de pasillo y pasa a ser un registro con nombre, hora y monto. El vendedor nunca ve el piso: solo sabe que quedó por debajo.

Paso a paso A · lado vendedor

1. Emite la nota de venta. En la nota emitida ves precio publicado, descuento y precio de venta — nunca el piso ni el margen.
2. En la tarjeta Acciones, bajo Pedir aprobación, la pantalla avisa si el precio queda bajo el piso autorizado: otra persona tiene que aprobarlo antes de aprobar la venta.
3. Aprieta Pedir aprobación. Queda «Solicitud pendiente desde el …» con Ver la solicitud, y le llega un aviso a quien puede firmarla.
4. Sigue con el cliente. Mientras nadie la firme, la venta no se puede aprobar.

Paso a paso B · lado gerente o jefe de ventas

1. Entra a Aprobaciones /price-approvals (el menú muestra cuántas hay pendientes). En Pendientes, la cola va de la más antigua a la más nueva, con lo que lleva esperando cada una.
2. Abre la solicitud con Revisar. El panel muestra el número en contexto — precio pedido, cuánto queda bajo el piso, piso autorizado y lista, congelados al momento de pedir — y la solicitud: quién la pidió, el cliente y el documento.
3. Aprobar o Rechazar. La nota es opcional al aprobar y obligatoria al rechazar: es lo que lee el vendedor.
4. La solicitud sale de Pendientes, queda registrada a tu nombre y el vendedor recibe el aviso: ya puede aprobar la venta.

Errores comunes

15Emitir una nota de compra

Es el único lugar donde un auto adquiere costo base. Emitirla crea el documento y el costo de adquisición del vehículo en la misma operación: no puede quedar a medias. Si el auto se creó como compra (flujo 07), la nota se abre con el auto ya cargado.

Paso a paso

1. Entra a /vehicles/compras y aprieta Nueva nota de compra.
2. 01 Vendedor: marca Particular o Empresa y elige a quien le entrega el auto a la automotora. Si no está en tus contactos, lo creas ahí con su nombre. Si le faltan datos legales, aparece «Al vendedor le faltan datos legales» — RUT, domicilio, comuna, cada uno con su porqué —: avisa, pero no bloquea.
3. 02 Vehículo: la unidad tiene que estar en stock y sin una compra anterior. Si todavía no está, Ingresar vehículo nuevo.
4. 03 Precio acordado: el bruto, lo acordado antes de descontar nada. Al lado, la Compra sugerida del Tasador. Aquí también van el tratamiento tributario y la adquisición (fecha, quién asume el costo, crédito fiscal).
5. 04 Retenciones: multas, prenda o gastos de transferencia que se descuentan al vendedor — los «Frecuentes» están a un clic —, cada una con su monto y el documento que la respalda.
6. El rail Neto a pagar · en vivo muestra bruto menos retenciones y lo que falta «Antes de emitir». Aprieta Emitir nota de compra: nace el folio P-n y el auto ya tiene su costo de adquisición.
7. La nota emitida nace cerrada: Duplicar como nueva o Anular dejando constancia del motivo. Su siguiente paso: Registrar gastos de preparación (flujo 17).
8. Completa los datos legales que faltaban con Editar contacto antes de inscribir la transferencia.

Qué bloquea y qué solo avisa

Errores comunes

16Tomar en consignación

Una consignación es un mandato, no una compra: el auto no es de la automotora y el dueño sigue siendo el vendedor legal hasta el final. Lo que se pacte acá es exactamente lo que se liquida después.

El contrato mínimo

Lo único que Vitrina exige para abrir la consignación es el vehículo y la modalidad — en el local o virtual. Es a propósito: es exactamente lo que un vendedor puede resolver clasificando el auto en el mostrador, sin tener todavía al dueño ni la comisión pactada delante. El resto — consignante, comisión, mínimo, plazo, IVA — se completa después, sobre la misma consignación ya abierta.

Paso a paso

1. Entra a /vehicles/consignaciones. Arriba hay dos registros: Contratos y Candidatos del sitio (los autos que te ofrecen desde «Vende tu auto» en tu sitio). Los indicadores filtran: Todas = Activas + Por vencer + Vencidas + Cerradas; un mandato con Contrato sin emitir se resuelve el mismo día. Aprieta Tomar en consignación.
2. 01 Vehículo. Elige el auto en tu stock. Entra a tu Stock como consignado: un auto que compraste no se puede tomar en consignación («¿Por qué?» lo explica en la misma pantalla).
3. 02 Dueño del vehículo. El consignante tiene que ser un contacto del CRM: el contrato lo nombra como parte vendedora. Elige la Modalidad: En el local si está en tu patio, Virtual si se queda donde el dueño.
4. 03 Términos comerciales. Define: Comisión: Porcentaje de la venta o Monto fijo · Mínimo del dueño, con Rige desde (si se renegocia, queda cada versión) · Plazo del contrato: 30, 60, 90 o 120 días, o Sin plazo; el sistema calcula el vencimiento · Régimen de IVA, que parte en Sin responder.
5. El Resumen de la derecha muestra el mínimo actual y si falta algún dato. Aprieta Tomar en consignación: la consignación queda creada y el auto, en tu Stock como consignado.
6. Se abre la ficha del mandato con el contrato sin emitir. Las cifras parten ocultas: Mostrar montos las revela (mínimo, comisión, plazo y la ganancia estimada al precio de lista).
7. Aprieta Generar contrato: se emite el PDF del mandato y queda emitido y congelado, con Ver PDF y Subir firmado. Una renegociación del mínimo va como anexo.

Errores comunes

17Registrar costos

El precio de un auto no es su costo. El costo por unidad convierte el margen en un número real. Y cada línea dice quién la absorbe, que es exactamente lo que la liquidación descuenta después.

Paso a paso

1. Abre la ficha del vehículo y entra a la pestaña Costos. Si la pestaña no está, es tu rol: no existe para quien no tiene el permiso de lectura.
2. Las cifras parten ocultas: Mostrar montos, arriba, las revela.
3. Lee Costo de la unidad: Adquisición · Retenciones (en el costo de compra, desde la nota de compra) · Gastos de la unidad · Ingresos · Costo total unidad, más la barra Quién absorbe.
4. En Gastos e ingresos, aprieta Agregar línea (requiere además el permiso de escritura).
5. Completa la línea: tipo (gasto o ingreso), categoría, proveedor, fecha, monto neto (sin IVA: el IVA tiene su propia casilla), documento de respaldo (una referencia, como «Factura 2317») e impuestos (tratamiento, con el IVA sugerido).
6. En Quién lo absorbe elige Un responsable — la casa, el dueño en consignación o el cliente — o Repartir entre dos.
7. Guardar línea. La línea aparece en la lista y Costo total unidad se actualiza; ese número alimenta el margen.

Errores comunes

18Liquidar y cerrar post-venta

Liquidar es pagarle al consignante lo que le corresponde, con los descuentos detallados; es el momento en que se cierra el mandato. Post-venta es la lista de lo que la automotora todavía debe aunque el auto ya salió del local.

Paso a paso · liquidar una consignación

1. Entra a /vehicles/liquidaciones: ahí están las consignaciones pendientes.
2. Abre el contrato que corresponde.
3. Aprieta Liquidar y revisa el detalle de deducciones. Las deducciones salen de las líneas de costo que absorbe el dueño (flujo 17). Si falta una, el diálogo te enlaza a la pestaña Costos.
4. Confirma. La liquidación queda registrada y la unidad queda vendida en la misma operación.

Las cuatro obligaciones de post-venta

Al aprobarse una venta, Vitrina abre solo los pendientes que correspondan. Viven en Trámites pendientes /vehicles/postventa y son la agenda de back-office y cobranza.

Errores comunes

19Cerrar el mes

No es un flujo nuevo: es el orden correcto de cinco flujos que ya conoces. Un mes que «no cuadra» casi siempre es un problema de secuencia, no de números.

1. Emite en la fecha correcta. El margen se ordena por la fecha de emisión de la nota de venta (flujo 13), no por la de entrega ni la de pago — emitir el 31 en vez del 2 cambia a qué mes pertenece la venta.
2. Carga las líneas de costo que falten. Recorre las unidades vendidas en el mes y confirma que cada una tenga su nota de compra (flujo 15) y sus costos (flujo 17) completos. Sin eso, el margen individual queda inflado.
3. Liquida las consignaciones pendientes. Toda consignación vendida en el mes que todavía no se liquidó (flujo 18) deja plata del consignante sin pagar y una obligación de post-venta sin abrir.
4. Vacía post-venta. Revisa Trámites pendientes /vehicles/postventa: transferencias de dominio, TAG, saldos de crédito y facturas de comisión que quedaron de meses anteriores ensucian el mes actual si se dejan acumular.
5. Recién ahora lee Margen y rentabilidad /vehicles/margen. Con los cuatro pasos anteriores completos, el número que ves ahí es el número real del mes, no una fotografía a medio terminar.

Errores comunes

20Créditos, margen, ranking e inventario

Las pantallas de quienes responden por el número. No hay nada que llenar acá: todo se alimenta de lo que se hizo bien en los flujos 7 a 18.

Errores comunes

21Pipelines y reacondicionamiento

El tablero de Reacondicionamiento es el taller: cada tarjeta es un auto de tu stock y cada columna una etapa de su preparación. Es la respuesta visual a “¿qué autos tengo detenidos y por qué?”.

Paso a paso

1. Abre Pipelines y, en Tableros, Reacondicionamiento: el encabezado dice cuántos vehículos y etapas tiene (por ejemplo, Recepción · Mecánica · Desabolladura y pintura · Detailing · Fotos · Listo para venta).
2. Lee las columnas: cada etapa tiene su límite de días («máx 4 d en esta etapa · 1 atrasado») y cada tarjeta dice cuánto lleva ahí. El ámbar marca al que se pasó del límite; la pausa dice por qué no avanza (por ejemplo, «Esperando repuesto»); la burbuja, quién lo está preparando.
3. El chip de la tarjeta es otra cosa: el estado comercial (Disponible, Reservado, Vendido). Un auto vendido puede seguir en el taller.
4. Para mover un auto, arrastra la tarjeta o usa Más acciones (⋯) → Mover a etapa…: es lo mismo. Puede saltarse etapas, y su reloj vuelve a cero.
5. Listo para venta es la etapa final: de ahí el auto sale a los portales. Las etapas y sus plazos se cambian en Editar pipeline; los filtros de arriba (Míos, estado, Atrasados) acotan el tablero.
6. Para ver la demanda que no tienes en stock, abre Vistas rápidas → Búsquedas (autos buscados).

22Campañas y seguimiento

Salir a buscar al cliente en vez de esperarlo. Es la superficie más regulada de Vitrina: un correo mal dirigido o una plantilla de WhatsApp mal usada tiene consecuencias con Meta y con la ley, así que cada pieza tiene su propio candado.

Audiencias primero

Antes de armar una campaña, arma la Audiencia en /audiences: un grupo de contactos definido por filtros (marca y modelo que compraron, antigüedad del vehículo, sucursal) o por una lista importada. La misma audiencia sirve para más de una campaña.

Paso a paso

1. Entra a /campaigns y aprieta Nueva campaña.
2. Elige el canal — correo o WhatsApp — y la audiencia.
3. Si es WhatsApp fuera de la ventana de 24 horas, solo puedes usar una plantilla aprobada por Meta; Vitrina no deja mandar texto libre ahí.
4. Si es correo, verifica que el dominio de envío esté conectado y verificado (ver más abajo) antes de programar el envío.
5. Revisa No contactar antes de mandar: cualquier contacto que haya pedido no recibir más mensajes queda excluido automáticamente, y no hay forma de pasarlo por encima desde la campaña.

Remarketing: la campaña que arma Vitrina sola

Remarketing construye la audiencia por ti a partir de un vehículo del lote o de demanda histórica — quién preguntó por un auto parecido en los últimos meses — y arma el envío en pocos pasos, pensado para reactivar interés sin partir de una lista en blanco.

Tu propio dominio de envío

1. Entra a Ajustes → Dominios de envío y agrega el dominio que vas a usar para mandar correo — por ejemplo, mail.tuautomotora.cl.
2. Copia los registros DNS que entrega Vitrina (un CNAME de DKIM y un par MX/TXT) al panel de tu proveedor de dominio.
3. Vuelve y aprieta Verificar. La propagación puede tardar horas; repite la verificación las veces que haga falta.

Errores comunes

23Insights para la dirección

Catorce tableros, no tres. Conversaciones, leads y créditos ya se leen en sus propias pantallas (secciones 06, 21 y 20); Insights es donde se comparan en el tiempo y se mandan solos por correo.

Los catorce tableros

Exportar y programar

1. Sobre cualquier reporte, el botón Exportar PDF genera un documento con las cifras y un resumen redactado, listo para una reunión.
2. El botón Programar deja el mismo reporte saliendo solo por correo, en una cadencia fija, a la lista de destinatarios que definas. Cada suscripción queda visible como activa o pausada.

Errores comunes

24Ajustes que cambian el comportamiento

Un puñado de pantallas que no se tocan todos los días, pero que cambian cómo se comporta toda la cuenta apenas se guardan.

Errores comunes

25Facturación y add-ons

Vitrina no cobra un plan fijo en dólares: cobra por uso, en UF, con un puñado de complementos que se activan aparte.

Cómo se cobra

• Plan muestra el período vigente, la fecha del próximo cobro, el medio de pago conectado (Fintoc o MercadoPago) y cuánto se lleva facturado en el período — sin un precio fijo mensual: el modelo es medido.
• Uso desglosa lo que se está midiendo ese período: conversaciones facturables, minutos de voz, contactos de campañas, y lo que corresponda según los complementos activos.
• Facturas lista el historial, con estado (pagada, atrasada, vencida, reembolsada) y el PDF de cada una para descargar.

Complementos

Complementos es donde se descubren, activan y cancelan los add-ons de pago de la cuenta. Hoy son dos, y los dos son exclusivos del rubro automotor:

Cada complemento se puede activar o cancelar de forma independiente, y el cambio queda reflejado en Uso desde el período en que se activó.

Errores comunes

26Integrar Vitrina con lo que ya usas

Todo lo que este manual enseña como clics tiene, casi siempre, el mismo resultado disponible como código: crear una cotización, publicar un vehículo, mover un lead de etapa. Esta sección no enseña a programarlo — enseña dónde está esa puerta para cuando alguien de tu equipo, o un desarrollador externo, la necesite.

• Llaves de API y llaves publicables — se crean y rotan en Ajustes → Desarrolladores. Una llave publicable, la misma que usa el Web chat de la sección 10, solo puede leer stock y recibir leads; nunca toca precios internos ni documentos.
• Webhooks — Vitrina avisa por HTTP cada vez que algo cambia (una cotización se emite, una venta se aprueba, un lead cambia de etapa), para que un sistema externo reaccione sin tener que preguntar todo el tiempo.
• MCP — para conectar Vitrina a un asistente de IA propio (Claude, Cursor u otro) con las mismas reglas de permisos que un usuario humano.
• Recetas — ejemplos de código listos para pegar, para las tareas más pedidas: publicar el stock en un sitio propio, mandar leads a un CRM externo, conectar tu propia IA a una conversación.

Anexo AErrores comunes · resumen

La tabla para tener a mano cuando alguien llama con un síntoma. Cada fila enlaza mentalmente con el flujo donde está el detalle.

Anexo BGlosario

Las palabras exactas del producto. Vale la pena usarlas tal cual también por teléfono y por WhatsApp: media hora de confusión se evita con una sola palabra bien dicha.

Vehículo y documentos

Consignación, precio y cierre

Los tres pares que se confunden

Anexo CRutas y folios

Folios

Rutas del día a día